So funktioniert Protokollar

1. Einmalig registrieren (kostenlos)

Sie hinterlegen Ihre Organisation — Name, Rechtsform, Ansprechperson. Optional: Ihr Logo (erscheint im Protokoll) und ein Beispiel-Protokoll aus dem Vorjahr (die KI übernimmt dessen Aufbau und Sprachstil).

Sie erhalten per E-Mail einen persönlichen Upload-Link. Speichern Sie ihn als Bookmark — über diesen Link reichen Sie alle künftigen Sitzungen ein.

2. Audio hochladen

Aufnehmen können Sie mit jedem Smartphone, Diktiergerät oder Konferenz-Mikrofon. Wichtig ist eine möglichst klare Stimme — Raumakustik und Hintergrundgeräusche sind in Grenzen tolerierbar.

Beim Upload geben Sie wenige Metadaten an: Art der Sitzung, Datum, Ort, Versammlungsleitung und Protokollführung. Mehr nicht.

3. KI-Verarbeitung (ca. 10–15 Minuten)

1. Vorbereitung: Die Audiodatei wird in 10-Minuten-Abschnitte zerlegt und auf eine sprach-optimale Qualität reduziert.
2. Dual-Transkription: Zwei verschiedene KI-Modelle (OpenAI Whisper und GPT-4o-Transcribe) transkribieren parallel.
3. Cherry-Pick: Pro Abschnitt wird automatisch die saubere Version gewählt. Das fängt typische Whisper-Halluzinationen ab.
4. Protokoll-Generierung: Claude Sonnet 4.6 strukturiert das Transkript in nummerierte Tagesordnungspunkte, hebt Beschlüsse hervor und übernimmt den Stil Ihres Vorjahres-Protokolls.
5. Rendering: Aus dem fertigen Text werden PDF und Word-Datei gerendert — mit Ihrem Logo im Kopfbereich.

4. Protokoll erhalten

Sie bekommen eine E-Mail mit einem Download-Link. Sie können das Protokoll auf der Status-Seite live verfolgen und sehen, wann es fertig ist.

Das Ergebnis ist ein fertiger Entwurf, den Ihr Protokollführer in 20–30 Minuten zur unterschriftsfertigen Endversion bringt — statt 4–6 Stunden manueller Nacharbeit.

5. Daten löschen

In der Bestätigungs-E-Mail finden Sie einen Link "Daten endgültig löschen". Mit einem Klick werden alle Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern entfernt.

Falls Sie das vergessen, werden die Daten nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Sie haben keine Verantwortung für die Speicherdauer.