So funktioniert Protokollar

1. Einmalig registrieren (kostenlos)

Sie hinterlegen Ihre Organisation — Name, Rechtsform, Ansprechperson. Optional: Ihr Logo (erscheint im Protokoll) und ein Beispiel-Protokoll aus dem Vorjahr (die KI übernimmt dessen Aufbau und Sprachstil).

Sie erhalten per E-Mail einen persönlichen Upload-Link. Speichern Sie ihn als Bookmark — über diesen Link reichen Sie alle künftigen Sitzungen ein.

2. Audio aufnehmen oder hochladen

Sie haben zwei Wege, Ihre Sitzung an Protokollar zu übergeben:

🎤 Direkt im Browser aufnehmen

Kein Diktiergerät? Kein Problem. Öffnen Sie Ihren persönlichen Upload-Link auf einem Laptop, Tablet oder Smartphone und nehmen Sie die Sitzung direkt im Browser auf. Mit nur einem Klick auf "Aufnahme starten". Pause und Fortsetzen sind jederzeit möglich. Die Aufnahme bleibt während der Sitzung in Ihrem Gerät — erst beim Absenden wird sie an unseren Server übertragen.

Optional: Schalten Sie das Live-Transkript ein, dann sehen Sie während der Sitzung alle 15 Sekunden den gerade gesprochenen Text auf dem Bildschirm — praktisch wenn Sie z. B. das Tablet vor sich auf dem Vorstandstisch liegen haben. Sagt jemand "off the record", erkennt das System die Markierung automatisch.

📁 Bereits aufgenommene Datei hochladen

Sie haben mit einem Diktiergerät, Konferenz-Mikrofon (Jabra Speak, Shure MXA o. ä.) oder Smartphone aufgenommen? Laden Sie die Datei einfach hoch — MP3, M4A, WAV, AAC und alle gängigen Formate werden unterstützt, bis 300 MB pro Datei (entspricht ca. 4 Stunden Aufnahme).

In beiden Fällen geben Sie wenige Metadaten an: Art der Sitzung, Datum, Ort, Versammlungsleitung und Protokollführung. Mehr nicht.

3. KI-Verarbeitung (ca. 10–15 Minuten)

1. Audio-Qualitätscheck: Wir prüfen automatisch Lautstärke, Übersteuerung und Pausen-Anteil. Bei Auffälligkeiten erhalten Sie noch vor dem Ergebnis einen ehrlichen Hinweis.
2. Vorbereitung: Die Audiodatei wird in handliche Abschnitte zerlegt und auf eine sprach-optimale Qualität reduziert.
3. Dual-Transkription: Zwei verschiedene Spracherkennungs-Engines transkribieren parallel — jede mit anderen Stärken.
4. Cherry-Pick: Pro Abschnitt wird automatisch die saubere Version gewählt. Das fängt typische Erkennungs-Fehler einer einzelnen Engine zuverlässig ab.
5. Protokoll-Generierung: Eine moderne Sprach-KI strukturiert das Transkript in nummerierte Tagesordnungspunkte, hebt Beschlüsse hervor und übernimmt den Stil Ihres Vorjahres-Protokolls.
6. Rendering: Aus dem fertigen Text werden PDF und Word-Datei gerendert — mit Ihrem Logo im Kopfbereich.

Welche KI-Dienste konkret eingesetzt werden, ist in unserer Datenschutzerklärung transparent aufgeführt — inklusive Sitz, Vertragsgrundlage und Speicherdauer.

4. Protokoll erhalten

Sie bekommen eine E-Mail mit einem Download-Link. Sie können das Protokoll auf der Status-Seite live verfolgen und sehen, wann es fertig ist.

Das Ergebnis ist ein fertiger Entwurf, den Ihr Protokollführer in 20–30 Minuten zur unterschriftsfertigen Endversion bringt — statt 4–6 Stunden manueller Nacharbeit.

5. Daten löschen

In der Bestätigungs-E-Mail finden Sie einen Link "Daten endgültig löschen". Mit einem Klick werden alle Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern entfernt.

Falls Sie das vergessen, werden die Daten nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Sie haben keine Verantwortung für die Speicherdauer.