Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Mai 2026 · Entwurf, bitte vor Vertragsschluss anwaltlich prüfen lassen.

§ 1 Geltungsbereich, Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung des Online-Dienstes Protokollar (im Folgenden „der Dienst") durch den Kunden.

(2) Anbieter des Dienstes ist Alexander Pfeifer, einzelunternehmerisch tätig unter der Marke VOAP, Bahnhofstraße 20, 54550 Daun, Deutschland, USt-IdNr. DE292600374 (im Folgenden „Anbieter").

(3) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie eingetragene Vereine. Er richtet sich nicht an Verbraucher.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt eine KI-gestützte Software bereit, die aus Audio-Aufzeichnungen von Sitzungen einen Entwurf eines Sitzungsprotokolls als PDF- und Word-Datei erstellt.

(2) Das gelieferte Protokoll ist ein Entwurf. Es ersetzt nicht die Pflicht des Kunden zur eigenverantwortlichen Prüfung, Korrektur und Unterzeichnung durch berechtigte Organe.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die wortgenaue oder vollständige Wiedergabe der Audio-Inhalte. Die KI verdichtet semantisch und kann an unklaren Stellen Inhalte verschlucken oder paraphrasieren. Der Kunde wird auf typische Schwachstellen (z. B. unklare Audio-Passagen, Dialekt) hingewiesen.

§ 3 Registrierung, Zugang

(1) Die Registrierung erfolgt online durch Eingabe der Organisations-Stammdaten. Der Anbieter sendet einen persönlichen Upload-Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, den Upload-Link vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, wenn diese im Auftrag des Kunden handeln.

§ 4 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde versichert mit jeder eingereichten Audiodatei, dass

(2) Bei Verletzung dieser Pflichten haftet der Kunde dem Anbieter und Dritten gegenüber selbst. Er stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Die Preise richten sich nach der Audio-Aufnahmedauer und sind unter Preise einsehbar.

(2) Der Preis wird beim Upload anhand der ermittelten Aufnahmedauer berechnet und angezeigt.

(3) Die Rechnung wird nach Lieferung des Protokolls per E-Mail an die hinterlegte Kontakt-Adresse versandt. Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum auf das in der Rechnung genannte Konto fällig.

(4) Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

§ 6 Datenverarbeitung, Löschung

(1) Der Anbieter verarbeitet die hochgeladenen Audio-Dateien ausschließlich zur Erstellung des Protokolls. Die Verarbeitung findet auf einem Server in Deutschland statt; einzelne Verarbeitungsschritte (Transkription, Strukturierung) erfolgen über die APIs von OpenAI und Anthropic, jeweils unter Geltung eines Data-Processing-Agreements (DPA) und unter ausdrücklichem Ausschluss der Nutzung der Daten für Training.

(2) Nach Auslieferung des fertigen Protokolls werden die hochgeladenen und während der Verarbeitung erzeugten Dateien gelöscht — entweder unmittelbar nach Bestätigung der Auslieferung durch den Kunden oder spätestens nach Ablauf von 7 Tagen.

(3) Eine Wiederherstellung der gelöschten Daten ist nicht möglich. Der Kunde wird darauf hingewiesen, das Protokoll vor der Bestätigung der Löschung lokal zu speichern.

(4) Details: Datenschutzerklärung.

§ 7 Haftung

(1) Der Anbieter haftet auf Schadensersatz nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet er auch bei leichter Fahrlässigkeit, jedoch der Höhe nach beschränkt auf den typischen vorhersehbaren Schaden, höchstens jedoch auf das Doppelte der für den betreffenden Auftrag gezahlten Vergütung.

(2) Eine Haftung für den Inhalt des KI-generierten Protokolls (z. B. Übernahme fehlerhafter Beschlüsse, falsche Namen, missverstandene Aussagen) ist ausgeschlossen, da der Kunde das Protokoll vor Unterzeichnung eigenverantwortlich zu prüfen hat.

(3) Die Haftung für die Aufbewahrungspflichten des Kunden (z. B. Buchhaltung, Vereinsregister) verbleibt vollständig beim Kunden. Der Anbieter speichert keine Inhaltsdaten und kann keine Auskunft über vergangene Sitzungen geben.

§ 8 Verfügbarkeit

Der Anbieter ist um eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes bemüht, garantiert jedoch keine bestimmte Service-Level. Wartungsfenster und kurzfristige Ausfälle sind möglich.

§ 9 Kündigung, Datenrückgabe

(1) Da kein laufender Vertrag besteht (pay-per-use), ist eine Kündigung nicht erforderlich. Der Kunde kann jederzeit die Löschung seines Profils per E-Mail an pfeifer@voap.de beantragen.

(2) Bei Profil-Löschung werden alle gespeicherten Stammdaten (Name, E-Mail, Logo, Stil-PDF) gelöscht. Buchhaltungs-relevante Metadaten (Rechnungsdaten) werden gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist, soweit gesetzlich zulässig, Daun.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.